1.
Bahasa Rasmi
1.1.
Bahasa Rasmi semasa
mesyuarat hendaklah Bahasa Melayu.
2.
Minit Mesyuarat Agung Yang Lalu
2.1.
Minit Mesyuarat Agung yang
lalu akan diedarkan untuk pengesahan. Selain dari pembetulan minit,
perbincangan atasnya tidak dibenar. Hanya selepas pengesahan dibuat dan
ditandatangani oleh Pengerusi, Perwakilan-Perwakilan boleh bertanya sekadar
mendapat penjelasan sahaja. Perbahasan terhadapnya tidak dibenarkan.
3.
Hak-Hak Ahli Dewan
3.1.
PERWAKILAN
3.1.1.
Perwakilan mempunyai hak
untuk bercakap, menyuarakan pendapat, pandangan, cadangan, sokongan dan
mengundi atas sesuatu perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat.
3.2.
PEMERHATI
3.2.1.
Pemerhati TIDAK mempunyai hak untuk bercakap,
menyuarakan pendapat, pandangan, cadangan, sokongan dan mengundi atas sesuatu
perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat.
4.
Laporan Tahunan
4.1.
Laporan Tahunan yang mengandungi Laporan Ahli
Jawatankuasas PERUBATAN CAWANGAN ISKANDARIAH (selepas ini disebut PCI) dan
Penyata Kewangan akan dibentangkan untuk dibincangkan setelah Minit Mesyuarat
Agung yang lalu disahkan.
5.
Tertib Bercakap
5.1.
Perwakilan yang hendak
bercakap hendaklah bangun dan apabila dipanggil oleh Pengerusi hendaklah ia
berdiri dan mengarahkan ucapannya kepada Pengerusi. Apabila lebih dari seorang
bangun untuk bercakap, Perwakilan terdahulu bangun diberi keutamaan.
Walaubagaimanapun, keputusan terletak pada Pengerusi.
5.2.
Perwakilan tidak boleh
bercakap lebih dari sekali diatas sebarang usul atau pindaan yang sama kecuali
(sebagai pembawa usul atau pindaan kepada usul itu) untuk menjawab. Tetapi
sekiranya ada pindaan dibuat ke atas usul asal, seseorang Perwakilan,
sungguhpun telah bercakap dibolehkan sekali lagi bercakap terhadap pindaan yang
dibuat itu.
5.3.
Perwakilan tidak boleh
mengganggu Perwakilan yang sedang bercakap kecuali :-
5.3.1.
Jika hendak mengeluarkan teguran berkenaan
perkara tertib mesyuarat. Ketika itu Perwakilan yang sedang bercakap hendaklah
menarik perhatian kepada perkara yang hendak dikeluarkan buat pengetahuan
mesyuarat dan diserahkan kepada Pengerusi untuk memutuskannya, ATAU
5.3.2.
Jika hendak menerangkan apa-apa perkara yang
dikeluarkan oleh Perwakilan yang bercakap itu dalam ucapannya dengan syarat Perwakilan
yang sedang bercakap itu mahu beralah dan duduk dan Perwakilan yang hendak
mengganggu itu dipanggil oleh Pengerusi.
5.4.
Jika seseorang Perwakilan
mengganggu Perwakilan lain yang sedang bercakap semasa mesyuarat berjalan atau
menggunakan bahasa kasar atau biadab dan engkar mematuhi arahan Pengerusi
apabila diminta menjaga tertib mesyuarat, namanya akan dicatat oleh Pengerusi.
la akan diminta meninggalkan bilik mesyuarat dan tidak akan dibenarkan masuk
selagi ia tidak meminta maaf yang memuaskan dan diterima oleh Pengerusi.
5.5.
Jika Pengerusi memberi
arahan untuk bertenang, atau apa-apa arahan yang ada kaitan dengan mesyuarat, Perwakilan
yang sedang bercakap hendaklah kembali duduk dan lain-lain Perwakilan tidak
dibenarkan bercakap sehingga Pengerusi memberi kebenaran untuk melanjutkan
perbincangan.
6.
Had Masa Bercakap
6.1.
Pembawa usul atau pindaan
tidak dibenarkan bercakap lebih daripada lima (5) minit. Perwakilan yang
membicarakan usul selepas itu tidak dibenarkan melebihi tiga (3) minit, kecuali
jika dibenarkan masa tambahan oleh Pengerusi. Tambahan masa yang diberi
hendaklah tidak melebihi dua (2) minit.
7.
lsi-lsi Ucapan
7.1.
Perwakilan hendaklah menghadkan percakapan
kepada perkara yang dibincangkan sahaja, dan tidak boleh mengeluarkan apa-apa
yang tidak ada kaitan dengan perkara yang dibincangkan itu.
7.2.
Perkara-perkara yang dalam timbangan mahkamah
tidak boleh disebut.
7.3.
Perkara-perkara yang telah
diputuskan oleh mesyuarat tidak boleh ditimbangkan semula kecuali dengan adanya
usul tersendiri bagi membatalkan keputusan mesyuarat berkenaan dengan perkara
itu.
7.4.
Seseorang Perwakilan tidak
boleh menggunakan bahasa biadab dan tidak boleh mengeluarkan sangkaan jahat
terhadap Perwakilan lain.
7.5.
Seseorang Perwakilan yang bercakap tidak boleh
menggunakan:
7.5.1.
Perkataan-perkataan kesat dan
7.5.2. Perkataan-perkataan yang
menaikkan perasaan sakit hati dan permusuhan di antara ahli dewan.
8.
Usul (Motion)
8.1. Sebarang cadangan pertama di dalam satu perkara itu akan dikenali
sebagai “Usul Asal” dan semua cadangan mengenai perkara yang sama dikenali
sebagai “pindaan”.
8.2. Tiap-tiap usul atau pindaan-pindaan kepadanya hendaklah ada
pencadang dan penyokongnya dan hendaklah dibentangkan secara bertulis.
8.3.
Apabila sesuatu usul itu
ditarik balik selepas ianya telah dimasukkan dalam Agenda, Pengerusi, apabila
sampai masanya, mengisytiharkan dalam Mesyuarat Agung bahawa usul tersebut itu
telah ditarik balik dan tidak boleh dibahas lagi.
9.
Cadangan Dan Sokongan
9.1. Sesuatu usul atau pindaan tidak boleh dibincangkan atau dibahas
sehingga ia mendapat sokongan. Jika tiada sokongan usul atau pindaan itu gugur
dengan sendirinya.
9.2.
Seseorang Perwakilan tidak
boleh mencadangkan atau menyokong lebih dari sekali. Pencadang atau penyokong
sesuatu usul atau pindaan usul tidak boleh mengemukakan (mencadang) atau
menyokong pindaan lain kepada usul tersebut.
10.
Pindaan
10.1. Jika sebarang pindaan dikemukakan dan disokong terhadap sesuatu
usul, pindaan selanjutnya tidak boleh dibuat sehingga pindaan terdahulu itu
dibatalkan. Apabila pindaan kepada usul tersebut diisytiharkan, usul yang
dipinda menjadi usul asal, yang mana pindaan-pindaan selanjutnya boleh
dikemukakan tertakluk kepada peraturan 11 Etika ini.
11.
Usul Tergempar
11.1. Sebarang usul yang tidak dimasukkan ke dalam Agenda tidak boleh
dikemukakan dalam mesyuarat. Tiap-tiap anggota yang berhajat untuk membawa
perkara-perkara yang tidak bertulis dalam agenda hendaklah mempunyai hak untuk
mengemukakannya sebagai Perkara-perkara Mustahak, usul demikian hendaklah
dibuat secara bertulis dan ditandatangani oleh pembawa untuk diserahkan kepada
Pengerusi dan dibaca kepada majlis mesyuarat. Pengerusi akan menangguhkan
mesyuarat dalam masa tidak lebih dari lima minit. Apabila mesyuarat disambung
semula, Pengerusi hendaklah membacakan usul tersebut dan meletakkan perkara itu
kepada mesyuarat bagi memutuskan samada atau tidak ia boleh diterima untuk
dibahaskan. Pencadang usul hanya boleh bercakap setelah mesyuarat bersetuju
menerima dengan kelebihan undi (2/3) dua pertiga.
12.
Hak Menjawab
12.1. Pembawa usul (termasuk pembawa pindaan yang menjadi usul asal)
mempunyai hak untuk menjawab dengan syarat ia hendaklah menjawab kepada ucapan
yang dibuat olehnya terdahulu. Perkara-perkara baru tidak boleh dibangkitkan.
Setelah menjawab, usul hendaklah diundi dengan segera untuk mendapatkan suara
majoriti Perwakilan-Perwakilan yang hadir.
12.2. Jika usul asal telah diganti dengan pindaan, hak menjawab
diberikan kepada pembawa pindaan.
13.
Pengundian
13.1. Semua perkara hendaklah diputuskan dengan kelebihan undi kecuali
perkara-perkara berkaitan dengan Pindaan Undang-undang Kecil. Jika undi sama
banyak, perkara yang dibincangkan disifatkan kalah. Pengerusi tiada undi
muktamad.
13.2. Pengerusi mesyuarat tidak boleh mengundi berkenaan sebarang
perkara mengenai dirinya sendiri.
13.3. Cara mengundi adalah seperti berikut:-
13.3.1.
Seorang perwakilan hanya
boleh mengundi sekali sahaja untuk setiap usul yang dibahaskan.
13.3.2.
Perwakilan tidak dibenarkan
untuk menukar undi setelah undi siap dikira.
14. Adab Perwakilan Tidak Bercakap Semasa Mesyuarat
14.1. Perwakilan hendaklah masuk ke dewan atau keluar daripada dewan
atau membawa diri dalam dewan dengan tertib adab.
14.2. Seseorang Perwakilan tidak boleh melintas ruangan tengah dewan
tanpa apa-apa urusan.
14.3. Perwakilan tidak boleh membaca surat-suratkhabar, buku-buku,
surat-surat atau lain-lain kecuali bahan bacaan yang ada kena mengena dengan
perkara yang dibahaskan.
14.4.
Masa seseorang Perwakilan
bercakap, Perwakilan lain hendaklah diam dan tidak mengganggu.
15. Kuasa Pengerusi Mesyuarat dan Tertib Dalam Mesyuarat
15.1. Bila Perwakilan-Perwakilan ditegur oleh Pengerusi berkenaan
dengan peraturan mesyuarat atau bangun semasa perbahasan berjalan, mana-mana Perwakilan
yang sedang bercakap, hendaklah duduk dan mesyuarat hendaklah diam supaya
percakapan Pengerusi dapat didengar dan tidak terganggu.
15.2. Adalah menjadi tanggungjawab Pengerusi memastikan supaya Etika
Mesyuarat ni dipatuhi dan keputusan mengenai apa-apa perkara peraturan
mesyuarat tidak boleh diminta ditimbangkan semula.
15.3. Pengerusi, setelah menarik perhatian mesyuarat kepada kelakuan
seseorang Perwakilan yang degil dengan menyebutkan perkara-perkara yang tidak
kena mengena dengan perkara mesyuarat boleh, memerintahkan ia berhenti
bercakap.
15.4. Pengerusi hendaklah memerintahkan mana-mana Perwakilan yang
berkelakuan tidak senonoh (biadab) keluardengan serta merta daripada mesyuarat.
15.5. Perwakilan yang diperintahkan keluar menurut 21.4 dengan
serta-merta hendaklah keluar dari dewan dan tidak dibenarkan masuk hingga habis
mesyuarat.
15.6.
Sesuatu perkara yang berbangkit mengenai prosedur, maka proses
pengundian untuk membuat keputusan adalah tidak diperlukan. Adalah memadai
dengan keputusan Pengerusi sahaja. Sekiranya perkara yang dibincangkan
melibatkan perkara hakiki (substantive), maka keputusan hendaklah dibuat cara
pengundian.
"SUARAKAN PANDANGAN, SEMARAKKAN KESATUAN"
UNIT DISIPLIN DAN PROTOKOL
MESYUARAT TAHUNAN CAWANGAN
